A aprovação de contas nas sociedades é um momento de grande importância no ciclo operacional e de governança corporativa. Nos primeiros quatro meses após o fechamento do exercício social, ou seja, até abril do ano subsequente para aquelas que encerram seu exercício em dezembro, é essencial que sócios de sociedades limitadas e acionistas de sociedades anônimas convoquem e realizem uma reunião ou assembleia para examinar e decidir sobre as contas administrativas. Esse é o momento em que os investidores e membros da sociedade têm a oportunidade de exercer influência decisiva nos rumos da empresa, garantindo a transparência e a responsabilidade na sua gestão. A participação ativa nesse processo é vital para a saúde financeira e a direção estratégica da organização, consolidando a confiança entre os stakeholders e sincronizando as metas de longo prazo.
Quando uma sociedade limitada tem mais de dez quotistas, a assembleia de sócios para deliberar sobre as contas é obrigatória por lei, pois assim determina o Artigo 1.078 do Código Civil Brasileiro. Por outro lado, nas limitadas com dez sócios ou menos, a exigência de reunião para tal fim, geralmente, encontra-se definida no Contrato Social da empresa, configurando-se, assim, como uma obrigação estatutária, decorrente da vontade dos sócios. Independentemente da quantidade de sócios, a análise e a deliberação sobre as contas dos administradores, incluindo o balanço patrimonial e os resultados econômicos, constituem práticas extremamente benéficas para a sociedade. Além disso, conforme preconiza a legislação, esse momento estratégico permite aos sócios avaliar e, se necessário, reestruturar a administração da empresa, incluindo a nomeação ou substituição de administradores. Tal processo não apenas garante a transparência e a responsabilidade na gestão corporativa, mas também fortalece a confiança mútua e alinha os objetivos de longo prazo entre todos os envolvidos.
Da mesma forma, no âmbito das Sociedades por Ações, também referidas como Sociedades Anônimas, a legislação vigente impõe a realização obrigatória da Assembleia Geral Ordinária (AGO) após o fim do exercício social. Essa assembleia tem como propósitos principais a apreciação das contas dos administradores, bem como o exame, discussão e votação das demonstrações financeiras. Adicionalmente, cabe aos acionistas deliberar sobre a alocação do lucro líquido do exercício e a consequente distribuição de dividendos, se for o caso, além de proceder à eleição dos administradores e, quando aplicável, dos membros do conselho fiscal. Para as companhias que encerraram o exercício fiscal em 31 de dezembro, o prazo para a realização da AGO também se encerra no dia 30 do de abril.
Ainda, a Lei das Sociedades Anônimas estipula prazos e formalidades específicos que demandam atenção minuciosa. É essencial observar os procedimentos para a convocação dos acionistas, incluindo a disponibilização das demonstrações financeiras, conforme seja necessário. Além disso, pode ser obrigatória a realização de publicações exigidas pela legislação em vigor e assegurar o devido registro da ata da assembleia perante a Junta Comercial.
Desde 2020, a legislação permite que reuniões de sócios e assembleias de acionistas ocorram de maneira remota ou híbrida, com a votação dos sócios ou acionistas à distância. Essa flexibilidade já foi devidamente regulamentada pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) e Comissão de Valores Mobiliários (CVM).
A formalização da aprovação de contas exonera os administradores de responsabilidade pela gestão durante o respectivo exercício, salvo erro, dolo, fraude ou simulação. Assim, os administradores são grandes interessados na análise e aprovação das contas da administração.
Promover a apreciação anual das contas da sociedade é altamente recomendável, demonstrando organização e transparência, e facilitando o desenvolvimento de futuras auditorias para operações societárias, processos licitatórios, ou concessão de crédito por instituições financeiras, por exemplo.
A equipe do Martins Villac Advogados é especialista nas rotinas societárias e está à disposição para auxiliar as empresas no cumprimento dessas obrigações e demais providências sobre o tema.
